Como o PDCA pode ajudar você a conquistar suas metas

Jorge Gerdau Johannpeter, presidente do conselho de administração do Grupo Gerdau e um dos maiores empresários do país, não se cansa de dizer em suas palestras que, se tem alguma ferramenta de gestão que vale a pena ser estudada e aplicada por todo e qualquer administrador, esta ferramenta é o PDCA.

Se você tem alguma familiaridade com administração de empresas, com certeza já ouviu essa sigla antes. Se não, saiba que ela significa, em inglês, Plan, Do, Check, Act. Planeje, faça, confira, ajuste.

Popularizada pelo doutor W. Edwards Deming, o pai do controle de qualidade moderno, o ciclo do PDCA é hoje utilizado em praticamente todas as grandes empresas do mundo, inclusive integrando o famoso Sistema Toyota de Produção.

Mas o que uma ferramenta tradicional da administração de empresa tem a ver com o este desafio de Ser Mais Produtivo? Tudo.

O mesmo ciclo de planejar, fazer, conferir e ajustar pode ser utilizado para as suas metas pessoais, especialmente se você utiliza algum método de produtividade que inclua revisões periódicas dos seus objetivos, como o GTD.

Vejamos em detalhes como isso funciona.

As quatro etapas do PDCA

Planejar

A primeira etapa, Planejar, é o que a maioria das pessoas faz, ainda que com baixa qualidade, especialmente em épocas como essa de início de ano.

Você pega papel e caneta e começa a traçar as suas resoluções de ano novo. Se você é mais entendido no assunto, você traça metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido.

Aqui no Mude.vc já explicamos porque essa parte de planejar é a mais fácil e a mais prazerosa: o papel aceita tudo. Você pode escrever no seu caderno que vai alimentar-se perfeitamente 100% do tempo, que vai fazer exercícios físicos todos os dias, que vai parar de procrastinar, que vai fazer e acontecer.

A vantagem de utilizar um ciclo como o PDCA é que mesmo esses planejamentos altamente utópicos são úteis. Não pela etapa de planejamento em si, mas sim pelos ensinamentos que você vai tirar para o planejamento nas próximas etapas.

Fazer

Na segunda etapa, boa parte das pessoas que “sonharam” no planejamento já ficam pelo meio do caminho. Quantas são aquelas que realmente partem para a ação depois de planejar seus sonhos mais ambiciosos?

David Allen, ao elaborar o método GTD, identificou que as pessoas não partem para a ação principalmente por dois motivos: primeiro, por não ter motivação suficiente. As pessoas associam mais sofrimento do que prazer à ação, e por isso acabam procrastinando.

Segundo, por não ter consciência de como se elabora uma lista de ações.

Um exemplo prático. É comum que alguém coloque em uma lista de coisas a fazer algo como “perder 10 quilos”, ou “fazer um site”, ou “ser mais produtivo”.

Se você para pensar, isso não são coisas a fazer. Ninguém “perde 10 quilos” em uma ação única. Ninguém “faz um site” de uma só vez. Ninguém “fica mais produtivo” de uma hora outra.

No GTD, isso que a maioria das pessoas chama de coisas a fazer transformam-se em projetos. E esses projetos são quebrados em uma grande lista de ações, pequenos passos práticos que, realizados um após o outro, acabam gerando o resultado final desejado.

Assim, em vez de “perder 10 quilos” você teria uma lista de ações práticas a fazer, quebradas na menor unidade acionável possível. Exemplificando:

• Pesquisar um nutricionista na internet
• Ligar para o nutricionista e marcar um horário
• Anotar a data e hora marcada na agenda
• Avisar no trabalho a data e horário que terá que ir ao nutricionista
• Ir ao nutricionista na data e hora marcadas
• Pesquisar um laboratório onde possam ser realizados os exames indicados pelo nutricionista
• Ligar para o laboratório e marcar data e hora
• Anotar a data e hora dos exames na agenda
• Ir ao laboratório fazer o exame de sangue
• Pegar o resultado do exame na internet
• Ligar para o nutricionista e marcar um horário para o retorno
• Anotar a data e hora marcada na agenda
• Avisar no trabalho a data e horário que terá que ir ao nutricionista
• Ir ao nutricionista na data e hora marcadas
• Vasculhar a despensa de casa para eliminar os alimentos proibidos pelo nutricionista
• Ir ao supermercado comprar os alimentos indicados pelo nutricionista
• …

E assim a lista continua. Observe que cada item da lista é algo realizável, um passo prático que você pode dar praticamente com uma ação única. A etapa de Fazer no PDCA corresponde justamente a execução dessas ações que você planejou em detalhes.

Conferir

A terceira etapa é como se fosse uma união das duas anteriores. Em um período específico de tempo, você vai conferir se o Planejamento e as Ações estão batendo, isto é, se há mais distância ou proximidade entre o que foi planejado e o que está sendo efetivamente executado.

Na administração de empresas, se o planejado era crescer o faturamento em 30% e o crescimento foi de apenas 10%, os gestores precisam se perguntar o porquê de isso ter acontecido. Quais foram os erros (no planejamento ou na execução) que levaram a esse crescimento abaixo do esperado.

No GTD, a etapa de Conferir é realizada de sete em sete dias, durante a chamada Revisão Semanal. Aqui você vai estudar o resultado (medido e coletado no passo anterior Fazer) e compará-lo em relação aos resultados esperados (que são os objetivos estabelecidos na etapa de Planejar).

É por conta da etapa Conferir que não importa tanto se o seu Planejamento inicial foi muito bem feito, já que aqui você terá as informações práticas para auferir a qualidade do planejamento.

Se as coisas não estão saindo como esperado, ou você planejou mal (teve expectativas muito altas) ou executou mal (ou simplesmente não entrou em ação, como costuma acontecer com frequência).

Identificando isso, você poderá partir para a última etapa.

Ajustar

Na última etapa do ciclo do PDCA, você tem que corrigir os seus erros para cumprir as suas metas com mais efetividade. Você vai agir em cima das respostas obtidas nos porquês que você se perguntou na etapa Verificar.

Lembre-se de que esses erros já foram identificados na etapa anterior, o que você tem a fazer agora é agir sobre eles, ou seja, corrigir o seu curso de ação ou o seu planejamento para que eles se aproximem.

É por isso que o PDCA é conhecido como um processo de melhoria contínua. A cada revisão que você fizer, estará aprendendo com seus próprios erros e aprimorando-se na arte de chegar aos seus objetivos pessoais. Pense em uma espiral ascendente em que cada círculo começa no Planejar e termina no Ajustar só para começar novamente em um novo Planejar.

Quando você estiver Ajustando, na verdade estará fazendo um novo Planejamento, seja alterando os objetivos em si seja modificando a forma como você irá agir para chegar a esses objetivos.

Embora o método GTD já inclua a revisão semanal em sua essência, ela não é tão orientada para essa correção de rumos conforme prevista no PDCA.

Assim, se você unir essas duas poderosas siglas, terá dado um passo gigante para vencer o desafio de Ser Mais Produtivo.

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