Vamos aprender algo de uma vez por todas: os erros serão inevitáveis. Por mais que você evite esse sujeito desagradável e que esconda-se ao avistá-lo à grandes distâncias ele não irá simplesmente desapare […]

Antes de conhecer o Things, utilizei por muitos anos o Remember The Milk como software para gerenciar a minha implementação do método de produtividade pessoal Getting Things Done (GTD).

Embora o Remember seja um sistema extremamente completo, ele não é tão fácil de utilizar nas primeiras vezes, precisando que o usuário se acostume à maneira como ele trata as listas e demais interações.

O Remember não permite, por exemplo, a criação de sublistas. Em outras palavras, dentro da lista de Próximas Ações – uma das principais do GTD – eu não posso ter uma sublista @telefone, que seria o agrupamentos das tarefas que posso fazer quando estiver ao telefone.

Existem três maneiras de fazer esse agrupamento. A primeira é deixar a ordenação da lista para ordem alfabética e começar cada tarefa com o contexto. Por exemplo, o nome da tarefa seria “@telefone: Ligar para o gerente do banco”. A segunda opção é criar várias listas, separadas pelo contexto. Nesse caso teríamos listas “Próximas Ações – @telefone”, “Próximas Ações – @rua” etc.

O problema é que a criação de listas no Remember é só em configurações, não há um atalho rápido para criar e apagar listas com a simpática vaquinha.

Tags e smart lists

Para cada tarefa no Remember é possível adicionar tags. Essa foi a maneira que encontrei para colocar os contextos nas tarefas dentro desse gerenciador. A tarefa “Ligar para o gerente do banco” fica normalmente dentro da lista Próximas Ações. Tudo o que tenho a fazer é colocar a tag “@telefone” e, quando eu clico nessa tag na nuvem de tags, ele lista todas as tarefas que com ela estão marcadas.

Nesse caso, surge mais um problema. Ocorre que eu posso ter uma tarefa com a tag “@telefone” não necessariamente na lista de Próximas Ações. Ela pode estar na lista Projetos, Algum dia/Talvez ou qualquer outra.

Para resolver esse problema, podem-se usar as smart lists. A smart list do Remember nada mais é do que o resultado de uma busca salvo em forma de lista.

Ficando no mesmo exemplo, eu faria uma busca pelas tarefas da lista Próximas Ações marcadas com a tag @telefone. Depois basta clicar em Salvar na abinha da coluna da direita e dar um nome para sua smart list. Ela ficará aparecendo após as listas comuns e com a aba em azul, para diferenciar.

Uma última opção seria usar o campo Local. De fato, muitas vezes o contexto refere-se a um local onde podemos realizar a tarefa (@supermercado, @lavanderia, @academia etc.). Porém há diversas exceções. Um dos contextos que mais utilizo, por exemplo, é o @online. Ele engloba todas as tarefas que posso fazer quando estiver na internet, mas não é um local físico. O mesmo vale para @telefone e outros.

Sendo assim, a melhor forma mesmo de utilizar os contextos com o Remember The Milk é explorar as tags e a criação de smart lists.