Como organizar tarefas por contexto e não por data, com ajuda da tecnologia

Todo mundo que já tentou descobrir como organizar tarefas de um modo eficiente alguma vez já criou uma lista de coisas a fazer no dia.

Quem nunca pegou papel e caneta para listar todas as tarefas que gostaria de fazer naquele dia para depois ir riscando uma a uma, conforme as atividades eram realizadas?

Essa é uma técnica relativamente eficiente para gestão de tarefas. Mas ela traz um problema: a frustração de quando acaba o dia (ou a energia) e ainda há tarefas na lista.

Por isso vamos aprender hoje uma técnica diferente baseada em tarefas por contexto, para quem quer saber como organizar tarefas sem ter que apelar para a lista de coisas a fazer do dia. Veremos em detalhes:

• Por que utilizar contextos para organizar suas tarefas
• O que é a organização de tarefas por contextos
• Como organizar tarefas por contexto com ajuda da tecnologia
• O que muda na vida de quem sabe como organizar tarefas por contexto

Nossa análise vai começar pela importância do uso de contexto na organização de tarefas.

Por que utilizar contextos para organizar suas tarefas

No modo tradicional de organizar tarefas por data, você lista uma série de coisas que gostaria de realizar no dia e começa a executar as atividades, uma a uma.

Alguns seguem a ordem que está na lista, outros preferem escolher uma das tarefas para começar, e outros simplesmente não sabem por onde começar.

Ao final do dia, se você estava em um modo muito produtivo, a lista de tarefas é finalizada e no dia seguinte você cria uma nova.

No entanto, o mais comum é que o dia termine e você não consiga completar toda a lista de tarefas que tinha a fazer.

Pode ser que tenha faltado tempo, pode ser que tenha acabado a sua motivação ou pode ser simplesmente que não havia os recursos, locais ou até pessoas necessárias para a execução de alguma tarefa.

Quando isso acontece, percebe-se claramente a vantagem de saber como organizar tarefas por contexto.

Na organização por contexto, você não faz uma lista de tarefas para o dia. Ao contrário, faz uma lista de tarefas dependendo do contexto em que você se encontra.

Por exemplo, você cria uma lista só com as tarefas que pode fazer quando estiver em casa. Ou no trabalho. Ou na faculdade.

Cria uma lista só com tarefas que você consegue fazer quando tem muito tempo disponível. Ou pouco tempo.

Cria uma lista só com tarefas que você pode realizar na companhia de determinada pessoa. Ou de determinado grupo de pessoas.

O que é a organização de tarefas por contextos

A organização de tarefas por contextos foi criada por David Allen no clássico livro de produtividade Getting Things Done – A Arte de Fazer Acontecer.

A lógica é que para saber como organizar tarefas você deve ter uma lista de tarefas para cada situação em que se encontra.

Por exemplo, se você está ao telefone e possui certo tempo disponível, deveria ter uma lista só com as tarefas que pode realizar ao telefone naquela determinada quantidade de tempo.

Os contextos podem se referir a lugares, tempo, pessoas e até mesmo a sua disponibilidade de energia ou motivação.

Esse é um modo diferente de abordar a gestão de tarefas e pode se mostrar muito mais produtivo para algumas pessoas. Por exemplo, quando você está em casa, você pode filtrar as informações para não ver quais são as tarefas do escritório. E quando está no escritório, não adianta saber quais produtos comprar no supermercado. A vantagem de filtrar por contexto é que você ganha mais relevância da informação.

Aqui, em vez de listar o que você quer fazer no dia, você vai formando filas de tarefas dentro de projetos específicos. Mas sempre marca essas tarefas com os contextos em que elas podem ser realizadas.

Assim, quando você se encontrar em determinado contexto, basta verificar quais tarefas pode realizar naquele momento e começar a executar tais atividades.

Para que os contextos funcionem bem, o ideal é você utilizar um gerenciador de tarefas com suporte a esse tipo de funcionalidade.

Como organizar tarefas por contexto com ajuda da tecnologia

Utilizar caneta e papel para marcar os contextos da sua lista de tarefas não é muito produtivo. Cada vez que você estiver em um determinado contexto, teria que ler todas as tarefas no papel para ir identificando quais as atividades que poderiam ser realizadas naquele contexto.

Essa situação muda de figura quando você está utilizando um aplicativo de gerenciamento de tarefas que de alguma forma suporte a utilização de contextos.

Por exemplo, imagine que você tem todas as suas tarefas registradas em um aplicativo desses. Todas marcadas com os devidos contextos.

Agora imagine que você está em um shopping. Abrindo o gerenciador de tarefas no seu celular, basta clicar no filtro “shopping” para ele listar todas as tarefas que você pode realizar ali.

E o melhor. Você pode filtrar de modo combinado dois ou mais contextos para olhar uma lista de tarefas ainda mais refinada.

Por exemplo, digamos que você esteja no seu trabalho e acaba de receber a visita de uma colega chamada Alice.

Você pode abrir o seu gerenciador de tarefas e mandar ele filtrar as tarefas que contenham os contextos “trabalho” e “Alice”. Assim, você conseguirá rapidamente visualizar as demandas que pode resolver com Alice no trabalho.

Geralmente, os contextos são utilizados como tags (etiquetas) em gerenciadores de tarefas como Todoist, Things, Microsoft To-Do e muitos outros.

Alguns desses aplicativos possuem até alarmes integrados ao GPS do seu smartphone para te lembrar exatamente o que fazer assim que você chega a determinado lugar.

O que muda na vida de quem sabe como organizar tarefas por contexto

Se você vive a rotina de todo dia ter que criar uma lista de coisas a fazer e escolher quais atividades realizar, talvez seja a hora de experimentar uma nova forma de gerenciar suas tarefas.

Talvez seja a hora de criar um planejamento de vida sério e incluir em um bom gerenciador de tarefas todas as suas metas de vida, quebrando-as em pequenas tarefas marcadas com os contextos certos.

Fazendo isso, você vai rapidamente saber como organizar tarefas de uma maneira muito mais produtiva.

Você vai chegar a um lugar e, com alguns cliques, saber exatamente o que tem para fazer. E você ainda pode refinar essa lista de tarefas combinando o lugar com o tempo que você tem disponível ou as pessoas que estão ao seu redor.

Essa é uma técnica que traz muita produtividade ao seu dia-a-dia, fazendo com que você se aproxime das suas metas com muito mais velocidade e eficiência.

O ideal é que ela seja aplicada junto a um planejamento de vida sério, que cubra todas as áreas da sua vida e que contenha as ações necessárias para transformar você em quem você realmente deseja ser.

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