A Lei de Parkinson é um adágio que diz que “seu trabalho se expande até preencher todo o prazo disponível para sua finalização”.
Cyril Northcote Parkinson era um historiador de guerra britânico. Especializado em história naval, ele começou a observar essa tendência nas repartições públicas da Inglaterra. Ele percebeu que, quanto mais a burocracia se expandia, mais os serviços eram ineficientes.
A princípio poderia ser uma tendência restrita ao funcionalismo público, porém Parkinson começou a observar e fazer anotações em outras áreas profissionais. E ele percebeu rapidamente um padrão: à medida que o tamanho do processo crescia para ocupar todo o tempo disponível, a eficiência diminuía.
Mesmo tarefas que seriam inicialmente simples acabavam tendo sua complexidade artificialmente expandida para preencher o prazo alocado a elas. Contrariamente, se um prazo pequeno era dado para o cumprimento das mesmas tarefas, elas tendiam a ser feitas de uma maneira mais simples e eficiente.
Geralmente a Lei de Parkinson é lembrada do ponto de vista negativo, relacionando-se a assuntos como procrastinação, falta de foco, baixa produtividade.
Mesmo que você não a conheça por esse nome, é provável que já tenha experimentado essa máxima na sua vida:
- Quando você deixa para declarar o Imposto de Renda nos últimos dias e, milagrosamente, consegue fazer em algumas horas o trabalho que você pensava que levaria dias
- Quando você deixa para estudar na véspera da prova e consegue rever todo o conteúdo do semestre em apenas um dia
- Quando você tem uma semana para entregar um projeto no trabalho e só começa a trabalhar nele na tarde da sexta-feira, e ainda consegue entregar no prazo
- Quando você passa anos casado e gordo, “tentando” entrar em forma mas sem conseguir; e aí de repente perde 10 quilos em um mês depois que fica solteiro, para “voltar ao mercado”
Os exemplos são muitos, porém sempre com esse aspecto padrão negativo: enquanto o prazer de postergar é maior do que a dor de executar a tarefa, você vai empurrando com a barriga. Quando chega perto do fim do prazo, a dor de não entregar o resultado ultrapassa a dor de executar a tarefa e você acaba fazendo-a em uma velocidade que antes considerava “impossível”.
Neste post, queremos discutir ideias sobre como utilizar a Lei de Parkinson a seu favor, para ajudá-lo a vencer o desafio de Ser mais produtivo.
Usando a Lei de Parkinson a seu favor
A cultura capitalista adora a palavra mais. Você tem que produzir mais, estudar mais, passar mais horas no trabalho, ganhar mais dinheiro, comprar mais roupas, ter uma casa com mais espaço e um automóvel com mais potência.
Dificilmente você vai encontrar um ambiente de trabalho que diga para você trabalhar menos, para passar mais tempo cultivando o ócio criativo, divertindo-se com sua família ou amigos.
Então, se você quiser utilizar a Lei de Parkinson a seu favor, terá que fazer isso por conta própria. Talvez não seja bom nem dizer a seu chefe, pois é possível que ele mande ainda mais trabalho sem sentido, já que você está “sem fazer nada”.
Para realizar esse experimento, tente dar para si mesmo prazos muito menores do que os originais. Você sabe que consegue declarar o Imposto de Renda em algumas horas, estudar todo o conteúdo do semestre em um dia, perder 10 quilos em um mês. Basta ter a motivação correta e o prazo exíguo.
Um bom ponto de partida é definir para si próprio um prazo 75% menor do que o prazo costumeiramente estabelecido para esse tipo de tarefa. Com apenas um quarto do tempo disponível, você não ficará enrolando, inventando necessidades, buscando um inatingível perfeccionismo.
Você vai simplificar e fazer a tarefa rapidamente, para cumprir o novo prazo.
A maneira mais eficiente para tanto é utilizar da técnica de produtividade conhecida como Timebox: o prazo inflexível de tempo alocado para uma tarefa específica.
Como já falamos aqui, uma das melhores maneiras de se adotar o timebox é utilizando a Técnica do Pomodoro:
Esse nome engraçado foi como o italiano Francesco Cirillo batizou a metodologia de time boxes que ele desenvolveu e que vem dando certo para ele. Tudo o que você vai precisar é de papel, caneta e um timer daqueles de cozinha. No caso do autor, o timer era um tomate (ou pomodoro, em italiano). Mas você pode também usar uma galinha temporal.
A ideia é listar as tarefas que você quer completar no dia e estimar quantos “pomodoros” vai levar para ela ser completada. Um pomodoro nada mais é do que um curto time box, de apenas 25 minutos. Durante esses 25 minutos, você vai fazer sua tarefa e exclusivamente sua tarefa. Focado como um raio laser.
Depois, descansará entre 5 e 10 minutos e aí recomeçará um novo pomodoro de 25 minutos. A brincadeira leva 4 pomodoros até ter um descanso maior.
Se surgir alguma outra coisa para fazer, ou se alguma pendência pipocar na sua mente, simplesmente anote no papel e siga adiante fazendo a sua tarefa. Lembre-se de que, durante o pomodoro, só vale fazer a tarefa em mãos.
Você não precisa limitar-se ao timebox para forçar-se a prazos mais curtos. Eis algumas ideias que você pode utilizar facilmente:
- Se você trabalha em casa, deixe o home-office e vá trabalhar em um café que feche cedo. Isso forçará você a concluir o prazo no horário do expediente deles.
- Tire o notebook da tomada e force-se a concluir a tarefa antes de a bateria acabar.
- Comprometa-se a fazer uma determinada tarefa antes das 11 da manhã, ou qualquer outro horário que se adapte à sua rotina
- Pare de fazer hora extra. Se você é daqueles que costuma ficar além do expediente trabalhando para concluir suas tarefas por acreditar que isso é demonstrar comprometimento com o trabalho, mude sua convicção para “ser realmente comprometido com o trabalho é terminar minhas tarefas no prazo, antes do fim do expediente, e descansar para chegar ao trabalho no dia seguinte com a cabeça ainda melhor”.
As possibilidades são muitas, mas todas têm um ponto fraco: se você assume um compromisso apenas consigo mesmo, o que te impede de se desrespeitar?
Apostas e compromisso público
Voltando aos nossos exemplos iniciais: você entrega a declaração de Imposto de Renda no último dia porque se não tomará uma multa e terá que se explicar à Receita Federal. Você estuda na véspera porque se não vai zerar a prova. Você entrega o projeto da semana na última hora da sexta-feira porque se não vai tomar uma bronca do chefe ou ser demitido.
A regra é clara: a Lei de Parkinson funciona porque, se ao final do prazo disponível você não executar a tarefa, haverá uma punição.
Porém, se você apenas faz um acordo consigo mesmo em reduzir 75% do prazo, o que acontecerá se não cumprir o acordo?
Por exemplo, digamos que seu chefe lhe dá cinco dias para entregar um relatório no trabalho, mas você se compromete consigo mesmo a entregar em um dia e meio. Se você não cumprir esse prazo, o que vai acontecer?
Normalmente nada. Ninguém espera que você entregue o relatório em um dia e meio, a não ser você mesmo. Mas se não houver uma punição para isso, é provável que você descumpra o acordo que fez consigo mesmo.
A saída para isso é você realizar apostas e assumir compromissos públicos.
Voltando ao relatório: combine uma punição caso você descumpra o prazo. Por exemplo, você pode se comprometer a dar R$ 50,00 ao colega de trabalho de que você menos gosta caso não entregue o relatório neste um dia e meio. Pode se comprometer a realizar o relatório de mais outras duas pessoas caso não entregue o seu no prazo acertado.
Essas punições precisam ter um fiador externo. Ou seja, você precisa contar para alguém tanto o seu novo prazo quanto o que acontecerá caso você não o cumpra.
Por algum motivo, temos muito mais facilidade em quebrar acordos que fazemos com nós mesmos do que com outras pessoas.
Da mesma forma como você define uma punição, também pode (e deve!) definir uma recompensa para quando cumprir o seu novo prazo. Terminou o relatório em um dia e meio? Utilize esse meio dia restante para resolver um assunto pessoal, ler um livro, sair mais cedo do escritório, ou qualquer outra atividade que lhe dê prazer.
O paradoxo da Lei de Parkinson
Usar a Lei de Parkinson a seu favor acaba criando um paradoxo: você coloca mais restrições a si mesmo, a fim de ter mais liberdade.
As restrições de tempo fazem com que você:
- Simplifique a tarefa que tem em mãos
- Abra mão do perfeccionismo
- Libere sua criatividade para realizar a tarefa mais rapidamente
- Aumente o seu poder de concentração
- Abandone o hábito de procrastinar
- Aprenda a quebrar grandes tarefas em séries de tarefas menores e mais simples, que possam ser executadas em prazos mais exíguos
Se é verdade que o trabalho se expande para preencher todo o tempo disponível para sua execução, porque não reduzir esse tempo dedicado ao trabalho e criar mais espaço em sua vida para se dedicar ao desenvolvimento pessoal, a hobbies, aos estudos, a passar mais tempo com seus familiares e amigos?
Reduza seus prazos, execute suas tarefas mais rapidamente, e vá viver a vida lá fora.
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