Produtividade Mínima: como obter mais resultados significativos trabalhando menos

Você já cansou de tentar ter mais produtividade e só conseguir frustração e cansaço?

Milhões de pessoas assim como você buscam vencer o desafio de ser mais produtivas, de aproveitar melhor o tempo, e se perguntam se deviam se esforçar mais ou se há algo errado com elas.

Porém, a não ser que você use seu tempo de forma sábia e efetiva, você nunca vai ser mais produtivo seguindo orientações que tratam seres humanos como se fossem robôs.

E se nós disséssemos que existe uma maneira melhor? E se nós garantíssemos que para ser mais produtivo o que você precisa, na verdade, é fazer menos e simplificar as coisas?

Continue lendo este artigo para saber:

• O que é Produtividade Mínima: o conceito de produtividade que vai explodir sua cabeça
• Quais os poucos indicadores de produtividade que realmente importam
• Produtividade no trabalho versus Produtividade Pessoal
• Como aumentar minha produtividade fazendo menos
• Ferramentas de produtividade: como montar um sistema integrado e que funciona

Interessou? Então vamos começar explicando nosso conceito de Produtividade Mínima.

O que é Produtividade Mínima: o conceito de produtividade que vai explodir sua cabeça

Na sua cabeça, o que significa vencer o desafio de ser mais produtivo?

O conceito de produtividade tradicional ensina que produtividade é diretamente ligada à produção, ou seja, a capacidade de produzir o maior número de coisas em determinado período.

Essa definição de produtividade surgiu para ser aplicada em empresas, sobretudo em fábricas, cujo lucro está diretamente ligado à capacidade de produzir mais utilizando menos recursos.

Não tardou para que essa ideia fosse também levada para a área pessoal: trabalhadores de todo mundo, fascinados com a ideia de alta performance, começaram a buscar meios de fazer mais em menos tempo.

O que isso gerou?

Pessoas frenéticas, trabalhando momentaneamente em uma velocidade inumana, fazendo mil coisas ao mesmo tempo, sempre buscando como aumentar a produtividade.

Por mais que consigam obter bons resultados, essas pessoas querem sempre mais, nunca estão satisfeitas, gerando quase sempre uma frustração por não conseguirem se comportar a longo prazo como a máquina que pensam que podem ser.

Essas pessoas, talvez você mesmo, não entendem a diferença entre produção e produtividade. Não é por que você produz mil coisas, não é por que você está sempre ocupado, que você é uma pessoa produtiva.

Produtividade Mínima, a solução

Produtividade Mínima é um conceito criado pelo Mude.vc em seus treinamentos para explicar como você pode fazer mais coisas significativas com o mínimo de recursos.

Isso, afinal, é o que todos queremos: utilizar da forma mais eficiente possível os recursos que temos (energia, tempo, dinheiro etc.) para produzir coisas que realmente valham a pena.

Pense conosco: de que vale aumentar produtividade e conseguir responder todos os seus emails diariamente? Isso está sendo algo significativo? Está levando você a algum lugar? Ou você está apenas enxugando gelo, tendo a sensação momentânea de ter sido produtivo?

Para sair desse ciclo vicioso, você precisa cortar fora tudo o que não é essencial e concentrar-se como um raio laser somente no que realmente é importante.

Para isso, você precisa definir quais são os indicadores de produtividade que valem a pena ser observados.

Quais os poucos indicadores de produtividade que realmente importam

A primeira coisa a ter em mente ao adotar o conceito de Produtividade Mínima é tirar da cabeça a falsa ideia de que ser produtivo é ter uma enorme lista de tarefas a ser cumprida no menor tempo possível.

Essa é uma visão meramente utilitária, que trata o ser humano como se máquina fosse.

Mas, então, como calcular produtividade? O que você tem a fazer é definir indicadores que foquem mais na qualidade do que na quantidade:

• O que você produziu é algo significativo? Ou você apenas enxugou gelo?
• O que você produziu levou seu trabalho para outro patamar, nem que seja apenas um pouquinho?
• Você teve prazer e satisfação ou ansiedade e estresse para produzir isso?
• Qual o mínimo aceitável em termos de quantidade e qualidade para você considerar um dia como produtivo?

É óbvio que nem todas as tarefas que você realiza serão sempre significativas e prazerosas. Mas o núcleo do seu trabalho precisa seguir essa regra.

Por exemplo, se você é um webdesigner, o núcleo do seu trabalho é desenvolver páginas para internet. Essa tarefa você precisa executar com maestria, qualidade e produtividade.

As demais tarefas (atender clientes, responder emails, fazer reuniões etc.) também são importantes, mas provavelmente não serão tão significativas e prazerosas quanto a principal.

Se você cair no clássico erro de querer fazer sempre mais e mais, valorizando quantidade sobre qualidade, a tendência é que no médio prazo não apenas sua produção caia, como também sua qualidade de vida se deteriore.

Produtividade no Trabalho versus Produtividade Pessoal

Agora que você já entendeu o conceito de Produtividade Mínima (fazer mais coisas significativas com o mínimo de recursos) vamos ver como aplicá-la no trabalho e na vida pessoal.

As técnicas e ferramentas que você vai aprender neste post ajudarão tanto na sua vida profissional quanto na pessoal, mas elas só serão efetivas se você tiver clareza sobre os seus principais objetivos.

Muitos têm apenas objetivos pessoais, outros somente metas profissionais, causando um desequilíbrio que acaba afetando a qualidade do que é produzido.

Sem essa clareza de onde você quer chegar, a motivação cai e você acaba sem consegui fazer o que deveria ser feito. Ou faz de qualquer jeito, apenas para riscar mais uma tarefa da lista.

A melhor forma de evitar isso é listar os papéis que você assume em sua vida (profissional, pai/mãe, marido/esposa, atleta amador etc.) e definir as chamadas Áreas de Controle.

Se você tiver uma visão de futuro clara para cada uma dessas áreas, fica muito mais fácil equilibrar a vida pessoal e a profissional.

Desde que você utilize as melhores técnicas…

Como aumentar minha produtividade fazendo menos: 5 técnicas comprovadas

Vamos deixa a parte conceitual de lado um pouco e passar para a prática: quais as técnicas e ferramentas que você pode utilizar para vencer o desafio de ser mais produtivo?

Vamos listar 5 delas aqui, quando possível remetendo você para outros posts absolutamente completos do Mude.vc para aprofundamento.

1. Tenha um sistema de produtividade montado

Talvez o ponto mais importante para ser produtivo é ter um sistema montado para lidar com as tarefas que aparecem em sua vida.

Um bom sistema deve:

• Garantir que todas as pendências que aparecem na sua vida sejam capturadas
• Organizar em uma base periódica essas pendências
• Fazer com que você se foque em produzir o que é realmente significativo
• Garantir que você sempre saiba qual o próximo passo a ser dado, dependendo do contexto em que se encontra

O mais famoso sistema desse tipo é o método Getting Things Done, de David Allen, que fez muito sucesso em meados dos anos 2000.

O problema do GTD, no entanto, é que ele foca mais na quantidade de tarefas produzidas em determinado período de tempo do que na qualidade dessas tarefas.

Um sistema realmente completo vai abordar não apenas suas tarefas cotidianas, mas vai estar alinhado com seus princípios, com sua visão de futuro e com seus objetivos de vida.

Produtividade e qualidade precisam andar lado a lado!

Aqui não podemos deixar de recomendar um dos mais completos posts do Mude.vc: 14 simples passos para você cumprir suas metas (sem desculpas!)

2. Tenha foco

Você já deve ter ouvido falar no Princípio de Pareto, certo?

O que talvez não saiba é que uma pesquisa sobre gerenciamento do tempo comprovou que a maioria de nós gasta 80% do dia de trabalho com tarefas de pouco valor e apenas 20% no que realmente é significativo.

O conceito de Produtividade Mínima requer que você inverta esses números: foco no que realmente importa pelo menos 80% do tempo.

Foco é sinônimo de minimalismo, de simplicidade. Você corta fora tudo o que não é essencial e concentra-se em fazer apenas o que importa.

No livro A Única Coisa, o autor Gary Keller conseguiu criar uma pergunta poderosa que é capaz de ajudar você a definir seu foco com uma precisão antes nunca vista.

A pergunta é:

Qual é a ÚNICA Coisa que posso fazer de modo que, ao fazê-la, o restante se torne mais fácil ou desnecessário? (Compartilhe no Twitter)

Essa pergunta é fantástica por trazer, ao mesmo tempo, questões de longo prazo (Aonde vou? Qual é meu objetivo?) e também questões de foco simples (O que devo fazer agora para entrar no caminho certo? Qual é o ponto-chave?).

Quando você consegue focar em um objetivo, com a máxima concentração, entra naquilo que especialistas como o Dr. Mihaly Csikszentmihalyi chamam de estado de flow.

Sabe quando você está tão focado em uma tarefa que perde até noção do tempo, ignorando sintomas como fome, cansaço e sono? Pois isso é justamente o estado de flow.

Um dos segredos para entrar no estado de flow é evitar ao máximo as distrações:

• desligando as notificações de emails e redes sociais;
• indo para um ambiente silencioso ou utilizando um fone isolador de ruídos;
• colocando o celular no modo avião;
• desligando o wi-fi (se a tarefa não precisar de internet);
• limpando a sua mesa de trabalho (física) e a sua área de trabalho (virtual)

Nós tratamos a questão do Foco em detalhes no post: A melhor e mais rápida maneira de ter mais foco em apenas 5 minutos mesmo se você é uma pessoa super distraída

3. Aprenda a lidar com a procrastinação

Procrastinação significa deixar para depois o que você deveria estar fazendo agora. É praticamente o contrário do foco.

Muita gente cai na besteira de achar que pode eliminar a procrastinação de uma vez por todas. Essa é mais uma maneira de encarar seres humanos como máquinas, o que, como vimos, só gera frustração.

Em vez disso, você deve aprender a lidar com a procrastinação para gerenciá-la da melhor forma possível, inclusive descansando quando necessário.

A procrastinação, segundo pesquisas recentes, está nos nossos genes.

Publicado em 2014, o estudo Genetic Relations Among Procrastination, Impulsivity, and Goal-Management Ability Implications for the Evolutionary Origin of Procrastination provou que o ato de procrastinar está em nosso DNA e foi aprimorada por milhões de anos.

Para o homem primitivo, fazer planos de longo prazo não era tão importante quanto saciar as necessidades básicas e instantâneas de sobrevivência. Ele precisava caçar e coletar, não planejar sua aposentadoria.

Foi assim que os humanos desenvolveram o instinto de reagir a estímulos imediatos mudando o foco de sua atenção. Nós perdemos a concentração na atividade que estamos fazendo para nos preocuparmos com uma perturbação momentânea. O urgente superava o importante.

Você deve estar se perguntando, então, quais a melhores maneiras de lidar com a procrastinação.

E a resposta está no post: 9 estratégias infalíveis para você lidar com a procrastinação e dar mais significado para sua vida

Neste post, o Mude.vc oferece gratuitamente o eBook 14 apps para vencer a procrastinação, que você pode baixar preenchendo o formulário abaixo:

Baixe aqui o ebook 14 apps para vencer a procrastinação

4. Gerencie energia, não tempo

Por mais que você estude técnicas de administração do tempo, seu dia continuará com 24 horas e cada uma dessas horas terá apenas 60 minutos.

O que muita gente faz para tentar tirar melhor proveito do tempo é fazer mil coisas ao mesmo tempo.

O problema é que ser multitarefa é um grande erro. Uma pesquisa publicada pela Harvard Business Review comprovou que o chamado multitasking resulta em 40% de queda na produtividade e no aumento de 10% no estresse.

A saída para o aumento da produtividade, então, é gerenciar sua energia, não o seu tempo.

Energia, no conceito de Jim Loehr e Tony Schwartz, é a nossa capacidade de realizar trabalho.

Todos enfrentamos oscilações de energia. Às vezes estamos super motivados e o trabalho flui como se fosse brincadeira de criança. Já em outros momentos, responder um simples e-mail parece um trabalho colossal.

Segundo o livro Envolvimento Total – Gerenciando energia e não tempo, são quatro os fatores que afetam nossa capacidade de produzir:

1. Energia física, do corpo (quantidade de energia que temos)
2. Energia emocional (qualidade da energia)
3. Energia mental (foco)
4. Energia espiritual (propósito)

Quando estamos com esses quatro tipos de energia alinhados, entramos em nossa zona de performance.

Os autores elaboraram uma lista com 16 perguntas para você fazer uma auditoria própria de como anda sua energia. Cada sim que você responde é um mau sinal. Faça a auditoria de energia.

5. Cuide da própria saúde

O que cuidar da saúde tem a ver com ser mais produtivo? Tudo!

Se você se alimenta bem, pratica exercícios físicos, toma sol e tem boas noites de sono, seus níveis de energia física vão estar sempre altos.

Com isso, seu cérebro fica mais afiado e seu corpo, mais resistente. Assim, você consegue produzir mais resultados significativos com menos esforço.

Para orientações detalhadas de como mudar radicalmente a sua saúde, recomendamos que leia os seguintes posts:

• Aprenda a comer comida de verdade
• Como ganhar massa muscular em pouco tempo dominando os 4 pilares da musculação
• A importância do sol para a sua saúde
• Download do ebook gratuito Mude Seu Corpo

Ferramentas de produtividade: como montar um sistema integrado e que funciona

Agora você tem o conceito e as técnicas. Tudo o que falta para vencer o desafio de ser mais produtivo é montar um sistema integrado de aplicativos de produtividade que funcione no seu dia-a-dia.

O sistema que vamos sugerir aqui tem como base os 14 simples passos para você cumprir suas metas.

As ferramentas que selecionamos são gratuitas, baseadas na internet, multiplataformas e que “conversam” entre si:

• Para anotações e referências: Evernote com a extensão Evernote Web Clipper
• Para listar tarefas: Wunderlist com a extensão Add to Wunderlist
• Para emails: Gmail com o aplicativo Batched Inbox
• Para calendário: Google Agenda (opcional)

Com essas quatro ferramentas de produtividade, você pode montar um sistema absolutamente completo sem precisar complicar as coisas.

Aliás, quanto mais simples for o seu sistema, melhor ele funcionará.

Ao contrário do que possa parecer, o seu objetivo não é ficar polindo o seu sistema de produtividade. A sua meta é de fato tomar as ações, produzir resultados significativos.

O sistema é apenas um meio para isso. Ele é um mero facilitador entre a intenção e a ação.

Por isso, quanto mais simples for, melhor.

O Evernote servirá para você lidar com o excesso de informação de forma simples: guarde tudo o que for de informação importante lá (utilizando a extensão Evernote Web Clipper ou enviando por email) e depois use a poderosa ferramenta de busca do aplicativo para encontrar o que quiser.

O Wunderlist servirá para você ter a sua lista de coisas a fazer de forma organizada, divididas de acordo com os seus projetos e desafios.

O Wunderlist pode ser integrado ao Google Agenda, caso você tenha muitas tarefas com data e hora certas para acontecer.

Por fim, com o Batched Inbox no Gmail você definirá os horários em que seus emails serão entregues (recomendamos uma ou duas vezes ao dia, mas isso varia de acordo com as necessidades de cada um).

Se você quer ainda mais ferramentas e aplicativos de produtividade, baixe o ebook 14 Apps para Vencer a Procrastinação:

Conclusão: um simples checklist para aumento de produtividade

Neste artigo, vimos que para vencer o desafio de ser mais produtivo você deve se preocupar em fazer menos.

Se você sofre com baixa produtividade, este texto é apenas o seu ponto de partida.

Leia os artigos que foram aqui referenciados, aplique em sua vida e veja os resultados aparecerem com consistência.

Para facilitar a sua vida, preparamos um checklist minimalista para aumento de produtividade que você pode seguir para fazer uma auditoria na sua atual situação:

1. Tenha bem claro quais são os seus Princípios, a sua Visão de Futuro, as suas Áreas de Controle e as suas Metas Smart
2. Identifique quais são os seus indicadores de produtividade para saber quando você está produzindo resultados significativos e quando você está meramente riscando tarefas de uma lista
3. Adote um sistema de produtividade, como o GTD, adaptando-o para as suas necessidades
4. Simplifique ao máximo a sua rotina para manter o sistema escolhido com o mínimo de esforço
5. Quando for fazer uma tarefa, concentre-se nela com foco máximo para entrar em estado de flow
6. Lide com a procrastinação de maneira inteligente, lembrando que você é um ser humano, não uma máquina (baixe o ebook, se preciso)
7. Vigie o estado da sua energia emocional, mental e espiritual
8. Alimente-se com comida de verdade, pratique exercícios, tome um pouco de sol e durma bem para manter sua energia física em alta
9. Implemente o sistema de produtividade adotado utilizando o mínimo de ferramentas que puder (e garanta que elas estejam sempre à mão)
10. Aceite que você vai falhar. E quando tudo parecer perdido, quando nenhuma dessas técnicas parecer funcionar mais, lembre-se de que nada está perdido. Sua natureza segue intacta.

P.S.Se você tem interesse em ser uma pessoa mais produtiva, cadastre-se para receber uma aula especial do curso Planejando Sua Vida sobre viver produtivamente de acordo com seus valores pessoais. Clique aqui para receber a aula do Planejando Sua Vida.