GTD: o mais completo guia para a metodologia Getting Things Done

Getting Thins Done – ou simplesmente GTD – é um método de produtividade pessoal criado pelo autor americano David Allen, que conquistou milhões de adeptos no mundo todo por conta de seu alto grau de eficiência.

O conceito-chave do método de David Allen é que a produtividade das pessoas é proporcional à capacidade de deixar o trabalho fluir.

Com o tempo, porém, as pessoas voltaram-se tanto para discutir o próprio método que parece que acabaram esquecendo do principal: executar as ações!

Afinal, é para isso que serve uma técnica de produtividade. Este guia tem como objetivo voltar às raízes e extrair o essencial do que você precisa para implementar ou fazer deslanchar o seu GTD.

A Fórmula

A essência do GTD é a seguinte:

1. Tire da cabeça as pendências que existem nos vários âmbitos de sua vida (pessoal, familiar, profissional etc.) e registre-as na caixa de entrada de um sistema confiável
2. Analise uma a uma cada uma dessas pendências. Se ela levar menos que dois minutos para ser resolvida, faça logo. Caso contrário, coloque em uma lista específica e defina em qual contexto você irá realizá-la.
3. Veja em qual contexto você se encontra no momento e realize a próxima tarefa que está nele. Uma vez terminada, passe para a seguinte. Sempre uma de cada vez.
4. Se surgirem novas pendências, jogue-as na caixa de entrada.
5. No final da semana, faça uma revisão na caixa de entrada e separe novamente as tarefas. Revise também cada lista.

Resumindo, o GTD baseia-se exclusivamente em um ciclo de Coletar, Processar, Organizar, Fazer e Rever. A ênfase deve estar no Fazer e não no Organizar (isso é importante, pois é quando muita gente erra).

As 7 Listas

As listas que David Allen define para o GTD são as seguintes:

Caixa de Entrada

Tudo o que vai chegando até você e que leva mais de dois minutos para ser feito deve ser colocado inicialmente na Caixa de Entrada. Daqui, as tarefas serão posteriormente distribuídas para as demais listas.

Projetos

Todas as pendências que possuem mais de uma ação são consideradas projetos. Por exemplo, “comprar tinta para impressora” é uma ação. Porém, “publicar um livro” é um projeto, composto de diversas ações.

Próximas Ações

Aqui ficam listadas todas as ações simples e ações de projetos que não tenham uma data específica marcada. É importante que as ações estejam marcadas com seus respectivos contextos.

Calendário

No calendário ou agenda ficam as ações que possuem data marcada e só podem ser realizadas naquele dia. Uma consulta ao dentista, por exemplo. Não se deve colocar data em ações que fazem parte da lista de Próximas Ações. Seguindo o exemplo, “comprar tinta para impressora” não tem uma data específica para acontecer, então não coloque uma data nela.

Algum dia/Talvez

Lista criada para reunir as tarefas sobre as quais você ainda não tem certeza se irá executar ou não.

Espera

Na lista de espera ficam as ações que você delegou para outras pessoas e que agora espera o resultado. Por exemplo, “Maria devolver meu livro de finanças”.

Referência

Por fim, a lista de referência serve para arquivar coisas que você precisa consultar futuramente, mas que não são necessariamente ações.

O sucesso está nos contextos

O diferencial da metodologia Getting Thins Done está na utilização de contextos em vez do uso de prioridades para as tarefas.

Os contextos são os locais ou situações em que você poderá realizar aquela tarefa. Digamos que você tenha uma pendência que seja “comprar remédio”. Essa pendência só pode ser resolvida na Farmácia. Quando você estiver na farmácia, poderá consultar as tarefas que tem o contexto @farmácia e realizar todas as tarefas de lá.

O uso do sinal de arroba deve-se à pronúncia da palavra “arroba” em inglês: at, que é igual à preposição at, usada para lugares. As tarefas @office (ou at office) serão feitas no escritório.

Revisão Semanal mantém sua produtividade em dia

Uma rotina sagrada para quem usa o GTD é a Revisão Semanal. David Allen sugere que ela seja feita no final da sexta-feira, para que deixemos tudo nos trilhos para aproveitar e relaxar no fim de semana e estar com tudo organizado na segunda-feira.

A Revisão Semanal baseia-se principalmente em processar uma a uma as tarefas que foram chegando durante a semana na caixa de entrada. Assim como se faz no início do uso da metodologia, cada ação deve ser colocada na lista e no contexto específico.

Depois de processar a caixa de entrada, você deve revisar as listas Projetos, Próximas Ações, Calendário, Espera e Algum dia/Talvez. Fazendo isso com consistência toda semana, a pessoa adquire o hábito de estar sempre com as tarefas em dia e a caixa de entrada vazia.

Quebre os projetos e foque na próxima ação

A ideia principal de Projetos é a de que você não pode realizá-los. Você não pode agir e “Publicar um livro”. Pode apenas escrever umas páginas. Depois outras. Depois outras. Depois revisar. Depois procurar um editor. Depois escolher a capa. Depois publicar.

Os projetos devem ser quebrados em pequenas ações, que são unidades sobre as quais você pode agir. Se você tiver dificuldade em quebrar o projeto em tarefas menores por não saber onde começar, pode tentar ir de trás para a frente. Qual a penúltima coisa que preciso fazer antes de “Lançar um blog”? E a penúltima? E assim vai.

Uma vez que o projeto esteja destrinchado, foque na próxima ação e somente nela. E faça-a! Depois siga em frente, passando para a próxima ação. Isso é tudo o que você tem que fazer.

As Ferramentas – e um aviso final

Abaixo vamos listar algumas ferramentas que podem ajudar quem quer utilizar o GTD. O método é bastante flexível e permite inúmeras adaptações, porém gostaríamos de fazer um pedido: não se torne mais um cultuador do GTD.

O culto ao GTD tem atrapalhado mais do que ajudado. As pessoas ficam pensando e falando sobre o método, escolhendo as ferramentas ideais, instalando e testando softwares, criando fórmulas rebuscadas para automatizar o máximo que puderes. E esquecem do mais básico: agir!

Um sistema de produtividade só funciona se você realizar as próximas ações. Se ficar enxugando gelo, você não sairá do canto. Lembre-se de que o objetivo é a realização e não a obtenção de um sistema perfeito.

Dito isso, escolha suas ferramentas, organize-se e parta para a ação!

Livros do GTD

• Getting Things Done – A arte de fazer acontecer (David Allen)
• Gerencie sua mente, não seu tempo (David Allen)

Posts que explicam o GTD

• Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados (Efetividade.net)
• Produtividade: Simplicidade e Foco (Marco Gomes)
• GTD na área de trabalho (Bia Kunze)
• What is GTD? (David Allen, em inglês)
• O que é mesmo esse tal de GTD? (Além das Curvas)

Fóruns e grupos de discussão do GTD

• Wiki Getting Things Done Brasil
• Grupo de discussão por e-mail GTD-BR
• The 43Folders Google Group (em inglês)
• The David Allen Company public discussion board (em inglês)
• GTD Yahoo Group (em inglês)

Ferramentas Online para o GTD

• Wunderlist
• Actionatr
• Backpack
• GTD php
• iPrioritize
• Mojonote
• MyTodos
• Nexty
• Nozbe
• Orchestrate
• Propel’r
• Remember the Milk
• Simple GTD
• Tadalist
• TaskFreak!
• Todoist
• Toodledo
• Tracks
• tracks.tra.in
• tweeto
• Vitalist
• Wrike

P.S.Se você tem interesse em ser uma pessoa mais produtiva, cadastre-se para receber uma aula especial do curso Planejando Sua Vida sobre viver produtivamente de acordo com seus valores pessoais. Clique aqui para receber a aula do Planejando Sua Vida.